Sistema de ordem de serviço para assistência técnica: 10 perguntas antes de escolher

Antes de escolher um sistema de ordem de serviço para assistência técnica, faça 10 perguntas: uso no celular, aprovação do orçamento, Pix, preço, teste e cancelamento, saída dos dados, entrada dos dados, rotina da bancada, nota fiscal e suporte. Abaixo está cada uma, com o porquê e como conferir no teste grátis, antes de pagar.

A lista serve para qualquer sistema. No fim de cada pergunta, contamos como é no Attend OS, inclusive quando a resposta é "ainda não tem".

As 10 perguntas numa tabela

1. Funciona no celular sem instalar nada?

O sistema é aberto no balcão, na bancada e, às vezes, na casa do cliente. Se só roda num computador, ou precisa ser instalado em cada máquina, alguém volta para o papel no dia corrido.

Como conferir: no teste, abra uma OS pelo celular, anexe uma foto do aparelho e mude a etapa do conserto. Se precisar dar zoom para acertar o botão, o dia a dia vai ser lento.

No Attend OS: abre no navegador do computador e do celular, sem instalar nada. Não tem aplicativo na loja e precisa de internet para funcionar.

2. O cliente acompanha a OS e aprova o orçamento sem login?

O cliente quer saber se o aparelho está pronto e quanto vai custar. Se para isso precisa baixar aplicativo ou criar senha, ele liga, e você para o conserto para atender.

A aprovação importa também por outro motivo. O Código de Defesa do Consumidor proíbe executar serviço sem orçamento prévio e sem autorização expressa do cliente (CDC, art. 39, VI), e o orçamento precisa trazer o valor da mão de obra e dos materiais, as condições de pagamento e as datas de início e término do serviço (art. 40). Uma aprovação registrada, com nome e data, é a forma mais simples de mostrar que a autorização existiu.

Como conferir: mande um orçamento para o seu próprio celular e aprove como se fosse o cliente. Conte os toques e veja o que ficou registrado na OS.

No Attend OS: cada OS tem um link que o cliente abre no celular, sem login. Ele vê a etapa do conserto, o orçamento, a garantia e como pagar, e aprova ou recusa digitando o nome. Ficam registrados o nome, a data e a hora, e a equipe recebe o aviso. Não é uma Área do Cliente com login (portal do cliente da assistência): é o link de cada OS.

3. O Pix cai direto na minha conta?

Tem sistema que só recebe por um intermediário, que desconta uma taxa e repassa o dinheiro depois. Em conserto barato, isso pesa.

Como conferir: pergunte se dá para cobrar com a chave Pix da sua própria conta, quanto se paga por Pix recebido e em quanto tempo o dinheiro fica disponível. Se houver taxa, ela entra na conta do preço (veja como calcular quanto cobrar por um conserto de celular).

No Attend OS: você cadastra a sua chave Pix, e a OS mostra o QR Code com o valor. O dinheiro cai direto na sua conta, sem passar pelo Attend OS. Com a sua chave, a confirmação não é automática: quando o Pix entra, você registra o recebimento, e ele vai para o financeiro.

4. Quanto custa de verdade, sem pegadinha?

O preço da vitrine é só o começo. Pergunte:

• O preço é por plano ou por pessoa? Quanto fica com a sua equipe inteira?
• Tem limite de OS por mês? O que acontece quando passa?
• Tem taxa de adesão ou de implantação?
• O plano anual tem desconto?
• Com quanto tempo de aviso o preço pode mudar?

Depois, faça a conta do ano: mensalidade vezes 12, mais o que for cobrado à parte. É esse número que você compara.

No Attend OS: o preço é por plano, não por pessoa, e está aberto na página de planos e preços:

Não tem taxa de adesão. No anual, você paga 10 mensalidades e usa 12. A assinatura é no cartão de crédito, e os Termos de Uso dizem que o preço só muda com aviso de pelo menos 30 dias.

5. Dá para testar sem cartão e cancelar sem multa?

Teste grátis que pede cartão vira cobrança esquecida. Contrato com fidelidade prende você num sistema que não serviu.

Como conferir: leia o que acontece no último dia do teste: a conta é bloqueada, cobrada ou apagada? Depois leia a parte de cancelamento nos termos: tem multa? O que acontece com os dados?

No Attend OS: o teste é de 7 dias do plano Pro, sem cartão. Se você não assinar, a conta passa sozinha para o plano Grátis e nada é apagado. Não tem fidelidade nem multa: ao cancelar, o plano vale até o fim do período já pago e, depois, a conta volta para o Grátis, com os dados.

6. Meus dados saem quando eu quiser?

Clientes e histórico de consertos são o patrimônio da loja. Se um dia você trocar de sistema, isso precisa ir junto.

Como conferir: no teste, procure onde exportar clientes, OS e financeiro. Baixe a planilha e abra no computador. Se não achar, pergunte antes de assinar.

No Attend OS: em todos os planos, os relatórios de clientes, ordens de serviço, vendas, lançamentos financeiros, produtos e serviços saem em planilha (CSV ou Excel) e em PDF. O que ainda não tem é um botão que baixa o banco de dados inteiro de uma vez.

7. Dá para trazer os dados que eu já tenho?

Recadastrar tudo à mão toma semanas, e nesse tempo você trabalha em dois sistemas.

Como conferir: pergunte de onde o sistema importa (planilha, outro sistema, backup) e o que vem junto: só clientes, ou também OS, estoque e financeiro? E, se a importação der errado, dá para desfazer?

No Attend OS: quem usa o Map-OS 4 traz clientes, equipamentos, produtos, serviços, estoque, ordens de serviço, vendas e financeiro pelo backup, em todos os planos, inclusive no Grátis. As senhas não vêm (a equipe é convidada de novo), e a importação pode ser desfeita. O passo a passo está em como levar seus dados do Map-OS para a nuvem. De planilha ou de outros sistemas, ainda não há importador.

8. Tem o que a bancada usa todo dia?

Sistema genérico, feito para qualquer ramo, costuma esquecer o que evita discussão no balcão:

• checklist de entrada, para registrar o estado do aparelho na frente do cliente (veja o checklist de entrada de celular);
• fotos do aparelho junto da OS;
• lugar para guardar a senha ou o padrão de desbloqueio sem que ela saia na via do cliente;
• número de série ou IMEI, para achar o aparelho meses depois;
• garantia com data final;
• impressão da OS com os campos que importam (veja o modelo de ordem de serviço com os 12 campos).

Como conferir: faça no teste uma OS completa de um conserto de verdade, do balcão à entrega, e imprima.

No Attend OS: em todos os planos, a OS tem fotos e anexos, busca por número de série e IMEI, garantia com data final, impressão em A4 ou no cupom de 80 mm e um quadro com as OS por etapa. Nos planos Pro e Business, o checklist de entrada vem pronto para celular, tablet, notebook e computador, e o item da senha do aparelho fica só para a equipe: não sai no link do cliente, no PDF nem na impressão.

9. Emite a nota fiscal que eu preciso?

A nota de serviço segue regras da prefeitura, e a de produto, do estado. O que você precisa emitir depende também do seu enquadramento (MEI, Simples Nacional ou outro).

Como conferir: pergunte qual nota o sistema emite (de serviço, de produto ou as duas), se funciona na sua cidade, em qual plano e se há custo por nota. E confirme com seu contador o que você precisa emitir.

No Attend OS: hoje ele não emite nota fiscal. A emissão de NFS-e e NF-e do plano Business está em ativação, ainda sem data. Se emitir nota pelo sistema é o motivo da troca, continue emitindo como emite hoje e leve isso em conta na escolha.

10. Quem me ajuda quando eu travar, e por onde?

A dúvida aparece na pior hora: com o cliente esperando no balcão.

Como conferir: no teste, mande uma dúvida de verdade pelo canal de ajuda. Veja quanto tempo a resposta demora e se ela resolve.

No Attend OS: dentro do sistema há uma central de ajuda com o passo a passo das telas, e o suporte é por e-mail. Para tirar dúvida antes de assinar, chame a gente no WhatsApp do site.

Lista para copiar e levar para o teste

Imprima uma para cada sistema e marque durante o teste.

SISTEMA: ________________________   TESTADO EM: ___/___/______

[ ] 1. Abri e usei no celular, sem instalar nada
[ ] 2. Mandei um orçamento para o meu celular e aprovei sem login
[ ] 3. O Pix cai direto na minha conta   Taxa por Pix: R$ ______
[ ] 4. Custo do ano com a minha equipe: R$ __________
       Taxa de adesão: ( ) Não ( ) Sim, R$ ______
       Limite de OS por mês: ______
[ ] 5. Testei sem cartão e li que não tem multa para cancelar
[ ] 6. Exportei clientes e OS em planilha e abri no computador
[ ] 7. Consigo trazer meus dados de: ________________________
[ ] 8. Tem checklist, fotos, senha protegida, IMEI e garantia
[ ] 9. Nota fiscal: ( ) Não emite ( ) Emite: ________________
       Conferi com o contador: ( ) Sim ( ) Não
[ ] 10. Mandei uma dúvida para a ajuda. Resposta em: ________

OBSERVAÇÕES: __________________________________________________

O que o Attend OS ainda não tem

Melhor saber antes de testar:

• Aviso automático por WhatsApp: a mensagem sai pronta, com o link da OS, e quem envia é você. O aviso automático, quando a OS muda de etapa, vai por e-mail.
• Aplicativo na loja: o sistema abre no navegador.
• Área do Cliente com login (portal do cliente da assistência): o cliente usa o link da OS, sem login.
• Nota fiscal pelo sistema: em ativação no plano Business, sem data. NFC-e não está em nenhum plano.
• Confirmação automática do Pix na sua chave: você registra o recebimento.
• Importar de planilha ou de outro sistema: o importador lê só o Map-OS 4.
• Baixar todos os dados de uma vez: a saída é pelos relatórios, em planilha ou PDF.

Como testar o Attend OS

Você cria a conta e usa o plano Pro por 7 dias, sem cartão: dá para passar pelas 10 perguntas com um conserto de verdade. Se não assinar, a conta passa para o plano Grátis, com 1 pessoa e até 20 OS novas por mês, e nada se perde.

Teste 7 dias grátis

Usa o Map-OS 4 instalado no seu servidor? Attend OS é a nova geração do Map-OS, feita pelo criador do Map-OS. Veja como trazer os seus dados. Tem assistência de celular? Veja como o Attend OS funciona para assistência técnica de celular.

Perguntas frequentes

Existe sistema de ordem de serviço grátis?

Existe, quase sempre com limite. Pergunte o que é limitado (pessoas, número de OS, recursos), se o plano grátis tem prazo para acabar e o que acontece com os seus dados se você não pagar. No Attend OS, o plano Grátis não tem prazo: 1 pessoa e até 20 OS novas por mês.

Planilha não resolve?

Resolve no começo. O problema aparece quando o cliente precisa aprovar o orçamento à distância, a equipe cresce ou você precisa achar uma OS de meses atrás pelo IMEI. Quando isso vira rotina, vale testar um sistema.

Sistema instalado ou sistema online?

No instalado, você cuida do computador ou do servidor, das atualizações e do backup. No online, quem cuida disso é a empresa do sistema, e você precisa só de internet e de um navegador.

Este texto é informativo e não substitui a orientação de um advogado ou contador. Os artigos de lei citados estão no Código de Defesa do Consumidor, no site do Planalto.